So arbeiten Sie mit BServ

1Anmelden

Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über einen Link per E-Mail und einen Code aus einer App.

1. Geben Sie auf der Anmeldeseite Ihre dienstliche E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „Anmeldelink senden“.
2. Öffnen Sie den Link in der E-Mail. Er ist aus Sicherheitsgründen 15 Minuten gültig.
3. Beim ersten Mal richten Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung ein: Authenticator-App öffnen (z. B. Microsoft oder Google Authenticator), den angezeigten QR-Code scannen und den 6-stelligen Code eintragen.
4. Bei jeder weiteren Anmeldung geben Sie nur noch den aktuellen 6-stelligen Code aus der App ein.

2Die Übersicht

Oben sehen Sie vier Kacheln mit dem aktuellen Bestand:

Darunter folgt die Liste aller Beratungsstellen. Die Lizenzstufe erkennen Sie am farbigen Abzeichen:

Die Liste aktualisiert sich jede Minute von selbst, damit Sie Änderungen von Kolleginnen und Kollegen sehen. Während Sie einen Datensatz bearbeiten, wird nicht aktualisiert.

3Suchen, filtern, sortieren

Suchen

Tippen Sie einfach in das Suchfeld. Gefunden wird sofort in Kundennummer, Name, BSt-Nummer, Straße, PLZ, Ort, E-Mail und Notizen – auch Teile eines Wortes genügen.

Filtern

• Status: Über die Auswahl neben dem Suchfeld zeigen Sie nur aktive oder nur gekündigte Beratungsstellen.
• Lizenz: Ein Klick auf eine Lizenzstufe über der Liste zeigt nur diese Stufe; ein zweiter Klick hebt den Filter wieder auf. Die Zahl zeigt die aktiven Lizenzen der Stufe.
• Suche und Filter lassen sich kombinieren. „Filter zurücksetzen“ über der Liste hebt alles auf einmal auf.

Sortieren

Klicken Sie auf einen Spaltenkopf. Ein erneuter Klick kehrt die Reihenfolge um; der gelbe Pfeil zeigt die aktuelle Sortierung.

4Beratungsstelle ansehen und bearbeiten

1. Klicken Sie auf die Zeile der Beratungsstelle. Es öffnet sich der Bearbeiten-Dialog.
2. Ändern Sie die gewünschten Angaben: Name, Anschrift (Straße, Hausnummer, Adresszusatz, PLZ, Ort, Land), Telefon, E-Mail, BSt-Nummer, Produkt oder Notizen.
3. Klicken Sie auf „Speichern“. Mit „Abbrechen“ oder Esc verwerfen Sie die Eingaben – bei ungespeicherten Änderungen fragt BServ vorher nach.

5Neue Beratungsstelle anlegen

1. Klicken Sie oben auf „Neue Beratungsstelle“.
2. Lassen Sie die Kundennummer leer – BServ vergibt dann automatisch die nächste freie Nummer (sie wird im Feld als Vorschlag angezeigt).
3. Tragen Sie die Stammdaten ein und wählen Sie die Lizenzstufe.
4. Speichern. Der Lizenzcode für das Zertifikat wird automatisch vergeben.

6Lizenz wechseln

Im Bearbeiten-Dialog wählen Sie unter „Lizenz (Mandanten-Obergrenze)“ die neue Stufe:

1. Neue Stufe anklicken. Es erscheint ein Feld „Kommentar zum Lizenzwechsel“ – z. B. für den Grund oder eine Vorgangsnummer. Der Kommentar ist freiwillig, erscheint aber in der Lizenz-Historie.
2. Speichern.
3. BServ vergibt dabei automatisch einen neuen Lizenzcode. Erstellen Sie danach ein neues Lizenz-Zertifikat – das bisherige gilt für die alte Stufe.

7Kündigung erfassen

Eine einmal aktivierte Lizenz wird nicht gelöscht und nicht deaktiviert, sondern gekündigt. So bleibt der Verlauf vollständig nachvollziehbar.

1. Im Bearbeiten-Dialog den Status auf „Gekündigt“ stellen.
2. Die beiden Pflichtfelder ausfüllen: „Gekündigt am“ (Eingang der Kündigung) und „Gekündigt zum“ (Wirksamkeit). „Gekündigt zum“ darf nicht vor „gekündigt am“ liegen.
3. Speichern. In der Liste erscheint der Termin direkt beim Status.

8Lizenz-Zertifikat

Im Bearbeiten-Dialog finden Sie den Produkt-Identifikations-Code und die Schaltfläche „Lizenz-Zertifikat (PDF)“. Das Zertifikat öffnet sich in einem neuen Fenster und kann gedruckt oder gespeichert werden.

• Der Code wird bei der Anlage und bei jedem Lizenzwechsel neu vergeben.
• Hat eine ältere Beratungsstelle noch keinen Code, wird er beim ersten Öffnen des Zertifikats erzeugt.

9Historie

Unten im Bearbeiten-Dialog sehen Sie zwei Verläufe:

• Lizenz-Historie: jeder Lizenzwechsel mit alter und neuer Stufe, Zeitpunkt, Bearbeiter und Kommentar.
• Änderungs-Historie: jede Änderung an der Beratungsstelle – welches Feld, alter und neuer Wert, wann und von wem.

10Gemeinsam arbeiten

Mehrere Personen können gleichzeitig mit BServ arbeiten. Ändern zwei Personen dieselbe Beratungsstelle zur selben Zeit, gewinnt die zuerst gespeicherte Änderung. Die zweite Person erhält die Meldung „Datensatz wurde zwischenzeitlich … geändert“.

1. Dialog schließen – die Liste wird dabei neu geladen.
2. Die Beratungsstelle erneut öffnen: Sie sehen jetzt den aktuellen Stand.
3. Ihre Änderung erneut eintragen und speichern.

11Export nach Excel

Die Schaltfläche „Export (CSV)“ über der Liste lädt die aktuell angezeigte Liste herunter – mit allen gesetzten Such- und Filterkriterien. Die Datei öffnet sich direkt in Excel; Umlaute und führende Nullen (z. B. bei Postleitzahlen) bleiben erhalten.

Tipp: Erst filtern, dann exportieren – etwa „Nur gekündigte“ für eine Liste aller Kündigungen.

12Bedienung per Tastatur

13Verwaltung (nur für Administratoren)

Administratoren sehen oben rechts die Schaltfläche „Verwaltung“. Dort können sie:

• Zwei-Faktor zurücksetzen – etwa bei verlorenem oder neuem Handy. Die Person richtet die App bei der nächsten Anmeldung neu ein; bestehende Anmeldungen dieser Person enden sofort.
• Benutzer sperren und entsperren. Eine Sperre beendet laufende Anmeldungen sofort.
• API-Keys für den automatischen Abruf durch die Steuersoft-Verwaltung anlegen und widerrufen. Das Geheimnis eines neuen Keys wird nur ein einziges Mal angezeigt.
• Sehen, welche Konten freigeschaltet sind.